Hướng dẫn điền tờ khai xin visa Đức là bước quan trọng giúp bạn hoàn thiện hồ sơ đúng chuẩn và tránh những sai sót không đáng có. Chỉ cần khai nhầm một thông tin nhỏ, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian xét duyệt. Trong bài viết dưới đây của PTE Life, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết từng mục trong tờ khai kèm những lưu ý quan trọng để tự tin nộp hồ sơ ngay từ lần đầu.
Tờ khai xin visa Đức là gì?
Tờ khai xin visa Đức là mẫu đơn bắt buộc trong bộ hồ sơ khi bạn nộp đơn xin thị thực vào Đức. Đây là tài liệu dùng để cung cấp thông tin cá nhân, mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú, khả năng tài chính và các dữ liệu liên quan khác để cơ quan lãnh sự xét duyệt visa.
Mẫu tờ khai xin visa Đức
Hướng dẫn điền tờ khai xin visa đức trực tuyến
Để hoàn tất mẫu đơn xin thị thực nhanh chóng và chính xác, bạn cần thực hiện theo đúng trình tự trên hệ thống khai online. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai Visa Đức trực tuyến theo từng bước cụ thể.
Bước 1: Truy cập và thiết lập ban đầu
Bạn vào trang web chính thức của hệ thống Videx. Ở góc trên bên trái, hãy chọn “Tiếng Việt” để dễ theo dõi.
Lưu ý: Mọi thông tin nhập vào phải là TIẾNG VIỆT KHÔNG DẤU hoặc TIẾNG ANH.
Chọn ngôn ngữ “tiếng Việt”
Bước 2: Khai báo Thông tin cá nhân
Đây là phần quan trọng nhất, yêu cầu độ chính xác tuyệt đối so với hộ chiếu (giấy thông hành). Hãy lưu ý: Tất cả chữ cái phải viết hoa, không dấu.
- Họ: Nhập chính xác họ của bạn. Hệ thống chỉ chấp nhận các ký tự chữ cái (A-Z), các ký tự đặc biệt như ‘ / – + . ? và khoảng trắng. Tuyệt đối không dùng chữ số.
- Họ khai sinh: Điền họ gốc của bạn (thường trùng với mục Họ, trừ trường hợp đã thay đổi họ tên chính thức).
- Tên: Nhập đầy đủ tên đệm và tên chính của bạn. Quy tắc ký tự tương tự như phần Họ.
- Ngày tháng năm sinh: Nhập theo định dạng dd.mm.yyyy (Ngày.Tháng.Năm).
- Nơi sinh & Quốc gia sinh: Điền tỉnh/thành phố và chọn quốc gia nơi bạn sinh ra theo đúng thông tin trên hộ chiếu.
- Giới tính & Trạng thái hôn nhân: Chọn tùy chọn khớp với giấy tờ pháp lý hiện tại của bạn.
- Quốc tịch hiện tại: Chọn quốc tịch ghi trên hộ chiếu bạn đang dùng để xin visa.
Điền đầy đủ thông tin ở mục “Thông tin cá nhân”
Đối với câu hỏi: “Bạn có thực hiện quyền tự do đi lại không?”
Câu hỏi này áp dụng cho thân nhân của công dân EU/EEA hoặc Thụy Sĩ (bao gồm vợ/chồng, con, cha mẹ, ông bà của bạn hoặc của vợ/chồng) trong trường hợp đang đi cùng hoặc đoàn tụ với người đó theo quyền tự do di chuyển trong khối.
Nếu bạn thuộc diện này, bạn có quyền lựa chọn không khai thông tin về nghề nghiệp, đơn vị công tác, người liên hệ hoặc nguồn tài chính. Khi đó, hãy chọn trả lời “Có”. Tuy nhiên, mối quan hệ gia đình phải được chứng minh bằng giấy tờ hợp pháp (ví dụ: giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh…).
Trong trường hợp này, bạn sẽ cần cung cấp thêm thông tin của công dân EU/EEA hoặc Thụy Sĩ mà bạn đi cùng hoặc phụ thuộc.
- Họ: Nhập họ của công dân EU/EEA/Thụy Sĩ đúng như trên hộ chiếu hoặc thẻ căn cước. Chỉ dùng chữ cái in hoa (A-Z), có thể kèm các ký tự đặc biệt như Ä, Ö, Ü, ß và các dấu ‘ / – + . Không được nhập số.
- Tên: Ghi đầy đủ tên theo giấy tờ tùy thân chính thức. Quy tắc ký tự tương tự mục Họ và không sử dụng chữ số.
- Ngày tháng năm sinh: Điền theo định dạng dd.mm.yyyy (ví dụ: 07.09.1985). Thông tin phải trùng khớp hoàn toàn với giấy thông hành hoặc giấy tờ tùy thân.
- Quốc tịch hiện tại: Khai quốc tịch đang có của công dân EU/EEA/Thụy Sĩ.
- Số hộ chiếu hoặc thẻ căn cước: Nhập chính xác số trên giấy thông hành hoặc chứng minh thư của người đó.
Nếu chọn có, bạn tiếp tục điền thông tin theo yêu cầu của hệ thống
Nếu bạn chọn trả lời “Không” ở câu hỏi về quyền tự do đi lại, hệ thống sẽ chuyển sang phần yêu cầu khai báo thông tin nghề nghiệp của bạn.
Hãy chọn công việc phù hợp với tình trạng thực tế của bạn trong danh sách có sẵn, ví dụ:
- Cán bộ kỹ thuật hành chính
- Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp
- Cảnh sát, quân đội
- Chính trị gia
- Chuyên gia CNTT
- Công chức
- Công nhân
- Doanh nhân
- Giáo sĩ, tăng ni sư
- Giáo viên
- Hành nghề tự do
- Hưu trí
- Kiến trúc sự
- Kỹ thuật viên / các ngành khác
- Lái xe, lái xe tải
Chọn công việc tương ứng theo danh sách có sẵn
Sau khi chọn nghề nghiệp, bạn tiếp tục cung cấp thông tin nơi làm việc
- Tên cơ quan/trường học và số điện thoại: Ghi rõ tên đơn vị bạn đang công tác. Nếu là sinh viên, điền tên trường và số liên hệ của trường.
- Đường: Nhập tên đường nơi cơ quan/trường đặt trụ sở.
- Số nhà: Ghi số nhà tương ứng với địa chỉ trên.
- Các thông tin khác về địa chỉ: Có thể thêm tòa nhà, tầng, phòng ban… nếu cần.
- Mã bưu chính: Điền mã bưu chính của địa chỉ cơ quan/trường.
- Địa điểm: Ghi tên địa phương nơi đơn vị đặt trụ sở.
- Quốc gia: Nhập tên nước nơi cơ quan/trường hoạt động.
Điền thông tin nghề nghiệp bạn đang làm
Bước 3: Điền thông tin liên lạc
Bạn cần cung cấp đầy đủ và chính xác địa chỉ cư trú hiện tại:
- Đường: Ghi tên đường nơi bạn đang sinh sống.
- Số nhà: Nhập số nhà tương ứng với địa chỉ trên.
- Các thông tin khác về địa chỉ: Có thể thêm số căn hộ, tòa nhà, tầng… nếu cần làm rõ địa điểm cư trú.
- Mã bưu chính: Điền đúng mã bưu chính của khu vực bạn ở.
- Địa điểm: Ghi tên đơn vị hành chính nơi cư trú.
- Nước: Chọn hoặc nhập tên nước bạn đang sinh sống.
- Số điện thoại: Cung cấp số điện thoại đang sử dụng (nên ghi kèm mã quốc gia).
- Thư điện tử: Nhập địa chỉ email còn hoạt động để nhận thông báo khi cần.
Điền thông tin liên lạc
Đối với câu hỏi: “Bạn có cư trú tại một quốc gia khác với quốc gia bạn đang có quốc tịch không?
Nếu Không, bạn có thể chuyển sang mục tiếp theo. Nếu Có, cần bổ sung thông tin về tình trạng cư trú hợp pháp tại quốc gia đó, bao gồm:
- Loại giấy phép quay lại/danh hiệu lưu trú: Ví dụ: thẻ tạm trú, visa dài hạn, giấy phép lao động…
- Số giấy phép quay lại/danh hiệu lưu trú: Ghi chính xác số in trên thẻ hoặc giấy phép.
- Có giá trị đến (dd.mm.yyyy): Nhập ngày hết hạn của giấy phép cư trú theo đúng thông tin trên giấy tờ.
Nếu chọn Có, bạn cần tiếp tục điền thông tin theo yêu cầu của hệ thống
Bước 4: Điền giấy tờ căn cước và thông hành
Bạn cần khai báo chi tiết thông tin hộ chiếu hoặc giấy thông hành đang sử dụng:
- Loại giấy thông hành: Chọn đúng loại giấy tờ của bạn, ví dụ: Hộ chiếu phổ thông, hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, hộ chiếu đặc biệt, giấy thông hành quốc gia, giấy thông hành Liên Hợp Quốc,…
- Số giấy thông hành: Nhập chính xác dãy ký tự in trên hộ chiếu.
- Số định danh cá nhân (nếu có): Ghi đúng số định danh được thể hiện trong hộ chiếu (nếu mục này có hiển thị).
- Ngày cấp: Điền theo đúng ngày cấp ghi trên hộ chiếu.
- Có giá trị đến: Ghi rõ thời điểm hộ chiếu hết hiệu lực.
- Quốc gia cấp: Nhập tên quốc gia đã cấp hộ chiếu cho bạn.
- Cơ quan cấp: Ghi đúng tên cơ quan phát hành hộ chiếu.
- Nơi cấp: Điền địa điểm cấp hộ chiếu theo thông tin in trên giấy tờ.
Điền thông tin giấy tờ căn cước và thông hành
Với mục Dữ liệu sinh trắc học:
Bạn đã từng cung cấp dấu vân tay khi xin visa Schengen chưa?
- Nếu đã từng, chọn “Có” và điền ngày thực hiện (nếu nhớ rõ).
- Nếu chưa, có thể bỏ qua mục này và chuyển sang phần tiếp theo.
Tùy từng trường hợp của cá nhân mà bạn có thể chọn “Có” hoặc “Không”
Bước 5: Điền thông tin chuyến đi
Tại phần này, bạn cần khai rõ kế hoạch di chuyển trong khối Schengen:
- Mục đích chuyến đi: Chọn phương án phù hợp như: Du lịch, Thăm thân, Công tác, Quá cảnh.
- Thông tin khác (nếu có): Nếu mục đích không nằm trong danh sách, hãy ghi rõ vào ô này.
- Nước thành viên nhập cảnh đầu tiên: Điền tên nước Schengen bạn sẽ đặt chân đến đầu tiên.
- Điểm đến chính: Khai quốc gia bạn lưu trú lâu nhất hoặc nơi diễn ra hoạt động quan trọng nhất của chuyến đi (ví dụ: tham dự hội nghị, thăm người thân…). Đây phải là một nước thuộc khối Schengen.
- Số lần nhập cảnh mong muốn: Chọn 1 lần, 2 lần hoặc nhiều lần tùy nhu cầu di chuyển.
- Ngày tháng năm đến vùng Schengen trong thời gian lưu trú đầu tiên theo kế hoạch:: Ghi ngày bạn dự định vào lãnh thổ Schengen.
- Ngày tháng năm rời khỏi vùng Schengen sau thời gian lưu trú đầu tiên theo kế hoạch: Điền ngày xuất cảnh theo kế hoạch. Lưu ý hộ chiếu phải còn hiệu lực tối thiểu 3 tháng sau ngày rời đi cuối cùng.
Điền thông tin về chuyến đi
Lưu ý mục: Giấy phép nhập cảnh vào nước đến cuối cùng. Đây là mục thường gây nhầm lẫn nhất trong tờ khai Videx. Bạn hãy điền dựa trên lộ trình thực tế của mình:
- Trường hợp 1 (Phổ biến nhất): Nếu sau khi rời khỏi khối Schengen (Đức), bạn bay thẳng về Việt Nam hoặc quá cảnh tại một nước khác rồi về Việt Nam = BỎ TRỐNG TOÀN BỘ MỤC NÀY. Vì bạn mang quốc tịch Việt Nam, bạn mặc định có quyền nhập cảnh về nước mà không cần giấy phép.
- Trường hợp 2: Nếu sau khi rời Đức, bạn tiếp tục bay sang một nước thứ 3 ngoài khối Schengen (Ví dụ: Anh, Mỹ, Nhật Bản…) rồi mới về Việt Nam => BẮT BUỘC ĐIỀN. Bạn cần khai báo thông tin Visa của nước thứ 3 đó vào các ô tương ứng.
Tùy trường hợp cá nhân, bạn có thể bỏ trống hoặc tiếp tục điền
Bước 6: Điền đối tượng liên hệ
Tại phần này, bạn cần xác định rõ nơi mình sẽ lưu trú và thông tin người hoặc tổ chức bảo lãnh tại Đức. Các đối tượng liên hệ gồm:
- Người mời
- Tổ chức/ Công ty mời
- Khách sạn,..
Dưới đây là một số ví dụ minh họa về các thông tin cần khai tương ứng với từng loại đối tượng liên hệ.
Đối tượng liên hệ người mời
Đối tượng liên hệ Tổ chức, công ty mời
Đối tượng liên hệ Khách sạn
Bước 6: Thông tin chi trả chi phí
Ở phần này, bạn cần xác định ai là người thanh toán chi phí cho chuyến đi và lựa chọn hình thức thanh toán tương ứng (tự chi trả, được tài trợ, bảo lãnh…).
Nếu người thanh toán trùng với người mời đã khai ở mục trước, bạn chỉ cần tích chọn đúng phương án.
Nếu người chi trả là một cá nhân hoặc tổ chức khác, hãy bổ sung đầy đủ thông tin của họ như: họ tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ và các dữ liệu liên quan.
Hoàn tất thông tin ở mục Nhận chi trả chi phí
Sau khi hoàn tất toàn bộ các bước, hệ thống sẽ tạo mẫu đơn xin visa dưới dạng file PDF. Bạn chỉ cần:
- Nhấn “Tải về” để lưu file.
- In đơn ra giấy.
- Ký tên và dán ảnh theo đúng yêu cầu trước khi nộp hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Khai sai có sửa được không?
Có. Tuy nhiên, bạn không thể sửa trực tiếp trên file PDF đã xuất. Nếu phát hiện sai sót, bạn có hai cách:
- Nếu bạn đã lưu file dữ liệu (đuôi .json) về máy, hãy tải file đó ngược lại hệ thống Videx, sửa thông tin sai và xuất lại bản PDF mới.
- Nếu chưa lưu file dữ liệu, bạn buộc phải khai lại một bản mới từ đầu. Sau khi in, hãy đảm bảo bạn nộp bản mới nhất (có mã vạch mới nhất) cho đơn vị tiếp nhận.
Mã vạch có hiệu lực trong bao lâu?
Thông thường, mã vạch trên tờ khai Videx có hiệu lực trong vòng 90 ngày kể từ khi bạn hoàn tất việc khai báo trực tuyến. Nếu bạn đã khai quá lâu mà chưa nộp hồ sơ, bạn nên tạo một tờ khai mới để đảm bảo dữ liệu được cập nhật và hệ thống của Đại sứ quán không gặp lỗi khi quét thông tin.
Trẻ em có cần khai tờ khai riêng không?
Có. Mỗi đương đơn, bao gồm cả trẻ vị thành niên, đều phải có một tờ khai riêng. Đơn của trẻ cần có chữ ký của cha/mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp. Thông tin trong tờ khai phải thống nhất với giấy khai sinh và hộ chiếu của trẻ.
Trên đây là toàn bộ nội dung hướng dẫn điền tờ khai xin visa Đức theo từng bước cụ thể và dễ thực hiện. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tự tin hoàn thiện mẫu đơn, hạn chế sai sót và tăng khả năng đậu visa.
